Via de weg van LEAN procesoptimalisatie naar een echte Veiligheidscultuur
Willen we in organisaties een sterkere cultuur creëren, dan moeten andere factoren daar ondersteunend aan zijn. Organisatiegedrag is niet gelijk aan organisatiecultuur, het is een resultante daarvan.
Wat vaak onderschat wordt is dat, (naast leiderschap) processen veel invloed hebben op de cultuur. Cultuurverandering is niet alleen een gedragsverandering, ander leiderschap etc. Het is een integrale verandering waar ook processen deel van uit maken.
Het behoeft weinig toelichting hoe verouderde of niet efficiënte processen vaak een bron zijn van ergernis, berusting of gelatenheid, problemen en direct of indirect: onveilige situaties.
Daarom is het optimaliseren van processen vaak een startonderdeel van onze aanpak. Niet in het minst omdat de wijze waarop wij dat doen, al gelijk appelleert aan samenwerken, meedenken en echt bijdragen aan het verbeterproces.
Hoe bereiken we dat met Brown Paper sessies?
Binnen een positieve sfeer werken collega’s samen aan het, op een vel bruin papier, in kaart brengen van het proces dat zij dagelijks uitvoeren. In dat proces zitten vaak omwegen, bottlenecks of ontbrekende stappen.
De betrokken medewerkers gaan deze gezamenlijk vaststellen. Na afronding van de 1e sessie gaan ze zelf als werkgroep op zoek naar de oplossing daarvan in zgn. A3 sessies. Vaak worden hier ook weer andere collega’s bij uitgenodigd.
Later wordt op een wit papier het nieuwe ‘beste’ proces vastgelegd, gepresenteerd aan het management en na goedkeuring uitgerold binnen de organisatie.
De Brown Paper wordt vaak een symbool van de verandering waar men mee bezig is.
Het gehele Brown Paper proces is in handen van de medewerkers. De consultant is niets anders dan een procesbegeleider/katalysator die kritische vragen stelt, die let op een “strakke uitvoering” en het behalen van resultaten.
Essentieel aan de “Brown Paper” is:
- De betrokkenen doen het zelf van A-Z
- Omdat het eigen oplossingen betreft en niet die van consultants of “het management” is de latere weerstand bij implementatie nihil
- Medewerkers komen in een verbetermodus.
- De cultuur krijgt een eerste forse aanzet tot verbeteren
- Eilandjes worden geslecht en meer samenwerking en overleg komen op gang
- De organisatie kan de aangeleerde methodiek zelf verder toepassen voor andere processen maar ook voor toekomstige verfijning of aanpassingen in eerdere BP processen
En Last but not least:
- Het werk wordt veiliger
- Processen zijn beduidend beter en kosten worden bespaard
Het Brown Paper digitaal vastgelegd
